Redogörelse för datasekretess

Registeransvarig och kontaktperson

Registeransvarig: Kirjallisuudentutkijain Seura (”Föreningen”)
Adress: Laitilantie 911 C, 27500 Kauttua
sihteeri.kts[at]gmail.com
Kontaktperson: Elli-Mari Ahola

Den registrerade

I registret behandlas sällskapets ordinarie medlemmars och hedersmedlemmars personuppgifter (”Den registrerade”).

Grunder och ändamål för behandling av personuppgifter

Registrets användningsändamål ärUppdatering av den registrerades personuppgifter under medlemstiden, deras underhåll och utveckling samt även dokumentation av avslutade medlemskap i personuppgiftsregistret (”Systemet”)
möjlighet att informera om föreningens möten och andra medlemsevenemang
fakturering av medlemsavgifter
evenemangsinbjudningar samt
kommunikation och underhåll rörande litteraturforskning

Behandlingen av personuppgifter grundar sig i Föreningens lagstadgade skyldighet att upprätthålla medlemsregister samt under vissa omständigheter avtals verkställighet.

Personuppgifter som behandlas

I registret behandlas Föreningens ordinarie medlemmars person- och kontaktuppgifter samt andra för medlemskapet nödvändiga uppgifter. Följande uppgifter registreras:

För- och efternamn
adress
E-postadress
Faktureringsuppgifter samt betalade/obetalade medlemsavgifter

Uppgifterna samlas in från den Registrerade själv.

Personuppgiftsskydd och datasäkerhet

Digitalt behandlade personuppgifter skyddas och sparas i Föreningens system, till vilket endast sådana personer har tillträde vilka behöver uppgifterna i fråga för utförande av sina arbetsuppgifter. Ifrågavarande personer använder sig av personliga användarnamn och lösenord.
Personuppgifterna skyddas från externt bruk och användningen av medlemsuppgifterna övervakas. Personuppgifter från personer utanför Föreningen hemlighålls. Arbetsstationer och lagringsmedia är lösenordsskyddade.

Stadgeenligt överlämnande av personuppgifter

Personuppgifter överlåts inte till tredje part.

Personuppgifternas förvaringstid

Personuppgifterna förvaras i registret under den tid Den Registrerade är medlem i Föreningen. Uppgifter från en medlem som har lämnat eller uteslutits ur föreningen tas bort ur registret när avgången har godkänts av Föreningens styrelse vid ett styrelsemöte.

Den registrerades rättigheter

Den Registrerade har rätt att

Få information om hur hens personuppgifter behandlas
Granska de personuppgifter som Föreningen behandlar som berör hen själv
Kräva rättelse av bristfälliga eller felaktiga personuppgifter samt komplettering av uppgifterna
Kräva att de egna personuppgifterna raderas
Dra tillbaka sitt godkännande och bestrida behandlingen av personuppgifterna i den utsträckning personuppgifternas behandling grundar sig på Den Registrerades godkännande.

Den registrerade ska framställa sin begäran att verkställa de ovan nämnda rättigheterna enligt instruktionerna på punkten Kontaktbegäran i denna redogörelse för datasekretess. Föreningen kan be den registrerade att komplettera sin begäran skriftligt samt kontrollera den registrerades identitet innan begäran behandlas. Föreningen kan neka att utföra begäran på grunder reglerade i lagtillämpningen.

Rätt att överklaga till tillsynsmyndighet

Varje Registrerad har rätt att överklaga till behörig tillsynsmyndighet i det fall Den Registrerade anser att hens personuppgifter inte har behandlas i enlighet med dataskyddslagstiftningen.

Kontaktförfrågningar

Förfrågningar i anslutning till den registrerades rättigheter, frågor angående redogörelsen för datasekretess regler samt andra kontaktbegäran ska riktas till sekreterare Marianna Koljonen per epost till sihteeri.kts@gmail.com. Den registrerade kan också ta kontakt personligen eller skriftligen till följande adress:

Kirjallisuudentutkijain Seura
Siikilänraitti 1
29810 Siikainen

Förändringar av denna redogörelse för datasekretess

Denna redogörelse för datasekretess kan uppdateras vid behov till exempel i samband med förändringar i lagstiftningen. Denna redogörelse är senast uppdaterad 18.8.2020.